Les réponses à vos questions entourant le Relevé de l’engagement étudiant.



Qu'est-ce que le Relevé de l’engagement étudiant?

Le Relevé de l’engagement étudiant comptabilise et reconnait toutes les activités bénévoles des étudiantes et étudiants menées sur le campus. Plus qu’un simple document, ce relevé complète le curriculum vitæ et le dossier scolaire. Il fait valoir leur expérience potentiellement acquise à l'extérieur des heures de classe et donne un aperçu de leurs habiletés. Globalement, il reconnait et fait la promotion de l’implication étudiante à l’Université de Montréal.

Pour obtenir un Relevé de l’engagement étudiant, il faut entrer ses expériences de bénévolat sur le campus dans l'application qui y est dédiée. 

Comment est-il possible pour une ou un employeur ou toute autre personne de s’assurer de l’authenticité du Relevé de l’engagement étudiant?

Il existe deux (2) types de Relevé de l’engagement étudiant :

  • un Relevé de l’engagement étudiant certifié
  • un tableau des engagements qui contient tous les engagements que vous avez intégrés à votre profil, qu’ils aient été validés ou non, sans aucun logo ni signature. Il s’agit d’un document PDF que vous pouvez télécharger à tout moment. Pour ce faire, accédez au Relevé. Il s’agit essentiellement d’un historique de votre engagement. Vous pouvez utiliser ce document comme outil de référence pour annexer à d’autres documents : lettre de présentation, curriculum vitæ, demande de bourses.

Y a-t-il des couts associés à une demande de Relevé de l’engagement étudiant?

Non, il n’y a aucun cout associé à une demande de Relevé de l’engagement étudiant.

En quoi le Relevé de l’engagement étudiant apporte des bénéfices aux bénévoles?

Les bénévoles pourront présenter ce document certifié de l’Université de Montréal aux différentes personnes ou endroits qui valorisent le bénévolat, par exemple lors de demandes d’emplois, de demandes de bourses ou de demandes d’admission dans certains programmes d’études. En effet, le Relevé de l’engagement étudiant est conçu comme un complément au relevé de notes et démontre les expériences réalisées pendant leur parcours universitaire à l’UdeM.

Le Relevé de l’engagement étudiant permet également aux étudiantes et étudiants de prendre conscience des compétences qu’elles ou ils ont pu développer grâce à l’implication bénévole. Le Relevé de l’engagement étudiant peut être aussi un atout pour les personnes souhaitant postuler à des concours récompensant l’implication bénévole.

Comment les étudiantes et étudiants peuvent-ils accéder à leur Relevé de l’engagement étudiant?

Vous pouvez y accéder à partir de la page d’accueil de l'application du page d’accueil de l’application du Relevé de l’engagement étudiant. Ensuite, vous devez indiquer votre identifiant de l’Université (le même que pour le Centre étudiant : p0...) et votre mot de passe.

Comment le personnel de l'Université peut-il accéder à leur compte du Relevé de l’engagement étudiant?

Vous pouvez y accéder à partir de la page d’accueil de l’application du Relevé de l’engagement étudiant. Ensuite, vous devez indiquer votre identifiant de l’Université (le même que pour le Centre étudiant : p0...) et votre mot de passe.

Comment le personnel de l'UdeM peut-il participer au Relevé de l’engagement étudiant?

Le personnel de l'Université peut participer au Relevé de l’engagement étudiant à titre de responsable d'une organisation ou de la validation. En effet, tout membre de la communauté universitaire qui organise ou participe à des organisations qui répondent au critère d’inclusion, dans lesquelles des étudiantes et étudiants sont bénévoles, peut agir à titre de responsable d'une organisation ou de responsable la validation.

Quels types d'engagements bénévoles sont reconnus?

Pour l’année en cours, seulement les actions bénévoles faites au sein d’une association étudiante, d’un groupe étudiant membre du soutien au regroupement étudiant ou d’une activité de l’Action humanitaire et communautaire seront reconnus. Pour plus de détails sur les critères d’inclusion.

Comment une organisation peut-elle faire partie du Relevé de l’engagement étudiant?

Une personne responsable de l’organisation doit soumettre son organisation pour approbation entre le 1er septembre et le 15 avril de l’année courante. Afin qu’une organisation puisse être incluse dans le Relevé de l’engagement étudiant par des bénévoles, elle doit être préalablement acceptée par les gestionnaires du Relevé de l’engagement qui s'appuient sur les critères d’inclusion pour faire son évaluation.

Pour l’année en cours, seuls les regroupements étudiants reconnus, les associations étudiantes ou les activités de l’Action humanitaire et communautaire dans lesquels il y a du bénévolat peuvent soumettre leur organisation.

Les bénévoles peuvent-ils ajouter à leur Relevé de l’engagement étudiant des engagements bénévoles des années antérieures?

Le Relevé de l’engagement étudiant n'est pas rétroactif. Afin d’assurer la qualité de l'information qui se retrouve sur le relevé et une rigueur du processus de validation, les engagements doivent être soumis pour validation durant l’année en cours. 

Une année désignée correspond à une année universitaire, soit du 1er septembre au 31 aout suivant. Par exemple, pour obtenir une reconnaissance pour l’année 2021-2021, les engagements doivent être soumis entre le 1er septembre 2021 et le 30 avril 2022.

Qui sont les responsables de la validation et pourquoi est-ce nécessaire?

La ou le responsable de la validation a pour rôle de confirmer, selon ses connaissances, l’implication des bénévoles dans une organisation. Cette personne doit être à même de valider toute l'information colligée de l’expérience d’engagement des étudiantes et étudiants : fonction occupée, heures, dates, actions posées et compétences susceptibles d’avoir été développées.

Il s’agit donc d’une personne appartenant généralement à la même organisation que la personne bénévole. Si elle ne détient pas toute l'information nécessaire, elle peut les valider auprès d’une tierce personne.

Pour chaque organisation, deux responsables de la validation doivent être obligatoirement identifié[e]s. Cela permet de faciliter le processus de validation si la ou le responsable principal n’est pas en mesure de valider une expérience.

Y aura-t-il une formation pour les responsables de la validation?

Toutes les personnes qui valident devront suivre une formation avant de pouvoir le faire. De plus, ces personnes auront signé l’Entente de confidentialité et de respect des règles éthiques avant de pouvoir agir à ce titre. Cette dernière est accessible depuis l’application du relevé.

Pourquoi le formulaire du Relevé de l’engagement étudiant demande-t-il aux bénévoles et aux responsables de la validation d’identifier des compétences susceptibles d’avoir été développées?

Un des objectifs du Relevé de l’engagement étudiant est de soutenir la personne bénévole dans l’identification des forces développées au sein de ses expériences. 

En inscrivant un engagement à son relevé, cette dernière doit sélectionner trois (3) des cinq (5) compétences que la ou le responsable de l'organisation a suggérées. Cet exercice lui permettra de faire une réflexion sur son expérience et les apprentissages qu’elle a réalisés. Il lui sera plus facile ensuite dans les différents processus de sélection de présenter ses acquis provenant de ses engagements.

Quelles mesures ont été intégrées au Relevé de l’engagement étudiant pour s'assurer qu'il n’y ait pas d’abus?

Les responsables de la validation sont formé[e]s de manière à pouvoir évaluer correctement l’engagement d’une ou un bénévole. Elles ou ils doivent signer l’Entente de confidentialité et de respect des règles éthiques. S’il y a conflit d’intérêt entre la ou le responsable et la ou le bénévole, une ou un autre responsable de la validation pourra assurer son rôle. 

Afin que le processus soit plus transparent, sur le relevé certifié, la ou le responsable de la validation est formellement identifié ainsi que son rôle au sein de l’organisation.

Quel recours puis-je avoir en cas de mésentente avec les responsables de l’organisation ou de la validation?

En cas de mésentente avec la personne responsable de l'organisation ou la personne responsable de la validation, les personnes sont encouragées à communiquer entre elles afin d’arriver à une entente. 

Les mésententes sont généralement dues à une incompréhension mutuelle et se règlent assez simplement. Si une entente ne peut pas être conclue, les gestionnaires du Relevé de l’engagement étudiant étudient les arguments des parties et tentent de régler la situation.

Quelles sont les étapes de la médiation?

La personne bénévole qui n’est pas d’accord avec les décisions prises par les responsables de la validation ou de l'organisation concernant une expérience d’engagement a le droit de faire appel dans un délai de 45 jours, à partir du jour où une décision initiale de la ou du responsable a été prise. Si un appel n'est pas présenté dans les 45 jours, la décision est définitive.

L’appel doit être fait par écrit et ne doit pas dépasser 1,5 page (simple interligne). Elle doit clairement expliquer pourquoi l’expérience d’engagement doit être reconnue telle que soumise ou pourquoi l'activité doit être reconnue.

Un comité de litige constitué des gestionnaires du Relevé de l’engagement étudiant entendra les deux parties et tenteront une seconde médiation. Tout commentaire formulé par une partie pourrait être transmis à l’autre partie.

Si le litige persiste, les gestionnaires du Relevé de l’engagement étudiant constituent un comité de litige. Il sera composé de trois (3) personnes. Le comité évaluera la mésentente et tranchera le litige.

Si les gestionnaires ne sont pas en mesure de rejoindre l’une ou l’autre des parties, le processus d’appel est clos.

La décision du comité de litige du Relevé de l’engagement étudiant est finale. Elle sera communiquée par écrit aux deux parties.

Pourquoi exiger deux (2) responsables de la validation par organisation?

Pour s'assurer qu’un maximum de bénévoles puissent voir leur engagement validé le plus rapidement possible. L’identification de deux (2) responsables de la validation permet à une étudiante ou un étudiant responsable de l'organisation de faire valider ses propres engagements et facilite le processus de validation si la ou le responsable principal de la validation n’est pas en mesure de valider une expérience.


Contact

Personne-ressource du Relevé de l’engagement étudiant 
engagement@sve.umontreal.ca 
514 343-6111, poste 1852


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